Email shortcuts: Don't get it wrong again! The complete list of rules for professional use at work

1. List of basic email abbreviations: Meaning, translation, and usage examples (for beginners)

ASAP: How do you intelligently ask to get things done "as quickly as possible"?

Abbreviation: ASAP Full meaning: As Soon As Possible Translation: As soon as possible/as soon as possible Explanation: This abbreviation is one of the most common and is used to denote Importance and urgency in accomplishing a task or obtaining information. However, it should be used wisely and not overused to avoid losing its effect. It is best to use it for tasks that cannot be postponed and require a short amount of time to accomplish. Don't put it in every message; rather Save it for true emergencies To maintain your credibility.

• Example: "Please send the finalized Q3 report ASAP."

FYI: When do you use it to share information without waiting for a response?

Abbreviation: FYI Full meaning: For Your Information Translation: For your information/information Explanation: This acronym is the perfect way to share information that doesn't require the recipient to take immediate action, just to see it. If you're forwarding a previous message, sharing meeting notes, or relaying an inconclusive update, the FYI sets the tone of the message as news only. This reduces the recipients' response burden and increases their efficiency.

• Example: "FYI, the new office layout plans are attached."

EOD: For precise deadlines

Abbreviation: EOD Full meaning: End of Day Translation: End of day/before work Explanation: EOD is used to set a clear deadline indicating that the task must be completed before End of the working day on that day. This phrase minimizes ambiguity and emphasizes that the work must be done on the same day the message was sent. Remember that "end of day" varies by time zone, so it is sometimes necessary to Clearly define the time zone If you're dealing with an international team.

• Example: "We need your final approval on the budget by EOD today."

OOO: How to craft a professional "out of office" response

Abbreviation: OOO Full meaning: Out of Office Translation: Out of Office / Vacation Explanation: This abbreviation indicates that you are unavailable for work at the moment, and is often used in automatic email replies while on vacation or traveling. A professional OOO response should be clear, concise, and contain Expected return date, reason for absence (in general), and contact information for a substitute For urgent matters. This ensures business continuity and that tasks are not disrupted.

• Example: "I will be OOO from Sunday to Wednesday. For urgent requests, please contact Sarah."

LMK: To encourage interaction and get updates

Abbreviation: LMK Full meaning: Let Me Know Translation: Tell me/inform me Explanation: It is a friendly and polite abbreviation used to request feedback, updates, or responses to an inquiry. It puts the ball in the recipient's court and encourages Open dialog and follow-up. يمكن استخدامه في نهاية الرسالة لإنهاءها بطلب واضح ومباشر.

• Example: “We finished the first draft. LMK if you have any comments.”

ETA: لتوضيح وقت تسليم المهام والمشاريع

Abbreviation: ETA Full meaning: Estimated Time of Arrival Translation: الوقت المقدر للوصول / الوقت المقدر للانتهاء Explanation: على الرغم من أن المعنى الأصلي يشير إلى الوصول المادي (لشخص أو شحنة)، إلا أنه أصبح يُستخدم بشكل واسع في الأعمال للإشارة إلى الوقت المتوقع لإكمال مهمة أو تسليم مشروع. يُظهر طلب أو تقديم ETA احترافية عالية في إدارة الوقت والتوقعات.

• Example: “What’s the ETA on the client presentation slides?”

FYA: لتوجيه زميلك لاتخاذ إجراء مطلوب

Abbreviation: FYA Full meaning: For Your Action Translation: لإجراء يلزم اتخاذه منك / يلزمك التصرف بشأنه Explanation: هذا الاختصار لا يترك مجالاً للشك بأن المستلم يتحمل مسؤولية العمل على الموضوع المرفق أو المشار إليه. وهو أقوى من FYI بكثير، حيث أنه يتضمن طلباً مباشراً أو غير مباشر بالقيام بخطوة تالية. استخدمه بوضوح لتجنب تأخير العمل بسبب عدم وضوح الأدوار.

• Example: “FYA: The legal contract needs your signature and final submission today.”

2. Stop getting confused! The subtle differences between similar email abbreviations

FYI مقابل FYA: متى تستخدم هذا ومتى تختار ذاك؟

الكفاءة في التواصل تكمن في اختيار الكلمة الصحيحة التي تنقل النية بدقة. الاختلاف بين FYI و FYA يمثل خير مثال على ذلك. الخلط بينهما قد يؤدي إلى إرسال رسالة غير ضرورية (إذا كان المطلوب FYI وتم إرسالها إلى شخص يجب أن يتخذ إجراء) أو تأخير العمل (إذا كان المطلوب FYA وتم إرسالها على أنه FYI). لذلك، يجب أن تعرف أن FYI هو إعلام لا يتطلب رداً، بينما FYA هو أمر أو طلب إجراء واضح ومحدد. استخدم FYI لتوسيع المعرفة، واستخدم FYA لتوزيع المسؤوليات.

EOD مقابل COB: السر في تحديد نهاية يوم العمل (Close of Business)

كلا الاختصارين يُستخدمان للإشارة إلى نهاية الموعد النهائي، لكنهما يحملان فروقاً بسيطة في السياق. EOD (End of Day) هو مصطلح أكثر مرونة وقد يعني ببساطة قبل منتصف الليل بالتوقيت المحلي، لكنه في الأعمال يُفسَّر عادةً بأنه نهاية الدوام المكتبي. أما COB (Close of Business) فهو مصطلح أكثر رسمية وحسماً، ويشير إلى اللحظة التي يتم فيها إغلاق المكتب فعلياً أو انتهاء العمليات التجارية الرئيسية لذلك اليوم، وغالباً ما يكون مرتبطاً بساعات محددة (مثل 5:00 مساءً بالتوقيت المحلي). في المراسلات الرسمية، وخاصة مع العملاء أو الشركاء الماليين، يفضل استخدام COB لضمان الدقة والالتزام بالجداول الزمنية الصارمة.

NRN (No Reply Needed) مقابل EOM (End of Message): رسائل تنهي النقاش وتوفر وقت الرد

الاختصاران هما أدوات قوية لزيادة الكفاءة في صندوق الوارد (Inbox Zero)، حيث أنهما يعلنان صراحةً أن لا داعي لإضاعة الوقت في صياغة رد أو ضغط زر الرد. EOM (End of Message) يُستخدم في سطر الموضوع فقط، ويكون نص الرسالة فارغاً. وهو مثالي للرسائل القصيرة جداً، مثل “Please approve the PO. EOM.” ليتمكن المستلم من معالجة الطلب بسرعة فائقة دون فتح الرسالة. أما NRN (No Reply Needed) فيُستخدم في نهاية الرسالة العادية كختام مهذب للتأكيد على أن الرسالة كانت بغرض الإخبار فقط. استخدم EOM عندما تكون الرسالة كلها يمكن تلخيصها في سطر الموضوع، واستخدم NRN عندما تحتاج إلى كتابة نص، لكن لا تتوقع رداً.

3. Rules for using email shortcuts: When to be professional and when to make a mistake.

الرسمية مقابل غير الرسمية: متى يجب كتابة الاختصار كاملاً؟

هذا هو أهم خط فاصل في استخدام اختصارات الايميلات. كقاعدة عامة، يجب عليك دائماً تجنب الاختصارات في الاتصالات الرسمية للغاية أو الخارجية. على سبيل المثال:

• المراسلات الرسمية (تجنب): مع الإدارة العليا، العملاء الجدد، الشركاء الحكوميين، أو في العقود والمستندات القانونية. في هذه الحالات، اكتب “As soon as possible” و “For your information” بالكامل لتعكس احترامك ومهنيتك.
• المراسلات الداخلية (استخدم بحرية): مع الزملاء، أعضاء الفريق المباشر، أو المدير الذي تعرفه جيداً. في هذه البيئات، يتم قبول معظم الاختصارات الأساسية (ASAP, FYI, LMK) لزيادة السرعة. Common mistake: استخدام اختصارات مثل LOL أو TTYL في رسائل العمل، فهذه تنتمي إلى محادثات الأصدقاء أو الشات، وليس إلى البريد الإلكتروني الاحترافي.

نصائح لاختصارات الايميل في بيئات العمل متعددة الثقافات (السعودية/الخليج)

بيئات العمل في المملكة العربية السعودية والخليج العربي غالباً ما تكون متعددة الثقافات والجنسيات، وتجمع بين التقاليد المحلية الصارمة وبين الأساليب الغربية في الإدارة. للنجاح في هذا المزيج، يجب مراعاة ما يلي:

• الاحترام لمن هم أعلى منصباً: في ثقافة العمل الخليجية، يُولى احترام كبير للمناصب العليا. عند مراسلة المدير العام أو كبار المسؤولين، من الأفضل التقليل من استخدام الاختصارات واستخدام لغة أكثر تفصيلاً ورسمية، حتى لو كان الاختصار مقبولاً دولياً.
• وضوح اللغة العربية: تأكد من أن أي ترجمة عربية تستخدمها أو أي سياق عربي يرافق الرسالة واضح ولا يسبب سوء فهم. غالباً ما يكون الغموض غير مقبول في الطلبات الموجهة.
• تحديد الوقت بوضوح: بسبب التفاوت في ساعات العمل بين القطاع العام والخاص، أو بين الثقافات، فإن مجرد ذكر EOD قد لا يكون كافياً. يفضل أن تكتب: “by EOD $$Time Zone$$” أو “by 5 PM KSA time” لضمان توقيت دقيق وموحد.

سطر الموضوع: كيف تجعل ايميلك أكثر كفاءة بدمج الاختصارات؟

سطر الموضوع هو أول ما يقرأه المستلم ويحدد ما إذا كانت الرسالة ستُفتح أو سيتم تجاهلها. دمج الاختصارات في سطر الموضوع هو استراتيجية قوية لفلترة الرسائل وتحديد أولويتها.

• لتحديد الأولوية: ضع $$ASAP$$ أو $$URGENT$$ في بداية سطر الموضوع ليتمكن المستلم من تحديده فوراً.
  • Example: [ASAP] Need Budget Figures for Board Meeting
• للإبلاغ فقط: استخدم $$FYI$$ لتعريف المستلم بأن الرسالة لا تتطلب منه رداً أو إجراءً، مما يسمح له بتأجيل قراءتها إذا كان مشغولاً.
  • Example: [FYI] Update on Riyadh Office Relocation
• لرسالة قصيرة جداً: كما ذكرنا، استخدم $$EOM$$ في سطر الموضوع وأبقه فارغاً. هذا هو أعلى مستوى من الكفاءة.
  • Example: [APPROVAL] Purchase Order #105 (EOM)

4. Advanced Email Acronyms: Level up with Business Acronyms

اختصارات المرفقات: PFA و KFA وطرق الإشارة إلى الملفات

عندما ترسل مرفقاً، قد تحتاج إلى اختصار لتوجيه انتباه المستلم إليه. الاختصاران التاليان هما الأكثر شيوعاً:

• PFA: Please Find Attached (يرجى الاطلاع على المرفق).
• KFA: Kindly Find Attached (تفضل بالاطلاع على المرفق). لزيادة الاحترافية، يفضل تجنب PFA/KFA تماماً في المراسلات الحديثة، حيث تُعتبر هذه العبارات قديمة (archaic). اعتمد على جمل أكثر وضوحاً مثل: “The financial report is attached for your review” أو “I have attached the document you requested.” هذا يقلل من الغموض ويزيد من جودة اللغة.

TBD, TBA, TBC: للتعامل مع القرارات والتفاصيل غير المحددة

هذه الاختصارات الثلاثة ضرورية عند مناقشة الخطط المستقبلية التي لا تزال تحتوي على ثغرات أو تفاصيل غير محسومة، وهي تساعد في إدارة التوقعات:

• TBD (To Be Determined): سيتم تحديده لاحقاً. يُستخدم عندما تكون النتيجة أو التفاصيل غير معروفة بعد.
• TBA (To Be Announced): سيتم الإعلان عنه لاحقاً. يُستخدم عندما تكون التفاصيل معروفة، ولكن لم يتم الإعلان عنها للجمهور أو الفريق بعد.
• TBC (To Be Confirmed): قيد التأكيد. يُستخدم عندما يكون لديك تفاصيل تقريبية، ولكنها تحتاج إلى تأكيد رسمي نهائي. المفتاح: استخدام هذه الاختصارات يظهر أنك تعي أن الخطة ليست نهائية بعد، ولكنك تحافظ على الشفافية في التواصل.

KPI, MoM, P&L: اختصارات الايميل المالي والإداري للمدراء

هذه المجموعة من الاختصارات تتجاوز التواصل اليومي وتدخل في صميم لغة الإدارة والمالية. إتقانها ضروري عند مراسلة المديرين التنفيذيين أو عند إعداد تقارير الأداء:

• KPI (Key Performance Indicator): مؤشر الأداء الرئيسي. يُستخدم لوصف المقاييس التي تقيس مدى نجاح الأهداف.
  • Example: “Our main KPI for this month is customer retention rate.”
• MoM (Month-over-Month): المقارنة بين شهر وآخر. يُستخدم لتحليل النمو أو الانخفاض مقارنة بالشهر السابق.
• YoY (Year-over-Year): المقارنة بين عام وآخر. يُستخدم لمقارنة النتائج الحالية بالنتائج المماثلة في العام الماضي.
• P&L (Profit and Loss): الربح والخسارة. يُستخدم للإشارة إلى تقرير الدخل وبيانات الأداء المالي. استخدام هذه الاختصارات يوفر مساحة كبيرة في الرسائل ويتوقع من الكوادر العليا فهمها بشكل بديهي.

5. Avoid embarrassment! Shortcuts you should leave in chat and not use in official email

جدول المقارنة: اختصارات الشات (الدردشة) مقابل الاختصارات المسموحة في الايميل

هناك العديد من الاختصارات المنتشرة في تطبيقات المحادثة الفورية (مثل واتساب وتيمز وسلاك) والتي يجب تجنبها تماماً في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية أو حتى شبه الرسمية. استخدام هذه الاختصارات في الايميل يجعلك تبدو غير مهني أو غير مدرك لقواعد اللياقة الرقمية.

القاعدة الذهبية: إذا كان الاختصار لا يُستخدم إلا في الحديث اليومي أو السريع، فتجنبه في البريد الإلكتروني.

اختبر نفسك:لقياس مدى احترافك في اختصارات الايميل

هل أنت مستعد لاستخدام هذه الاختصارات بثقة؟ أجب بنعم أو لا على الأسئلة التالية لاكتشاف مدى احترافيتك:

Result: إذا أجبت بـ “نعم” على 4 أسئلة أو أكثر، فأنت في الطريق الصحيح لتكون خبيراً في اختصارات الايميل. إذا كانت إجابتك بـ “لا” على سؤالين أو أكثر، فراجع قواعد الرسمية مقابل غير الرسمية في هذا الدليل.

6. Summary and Frequently Asked Questions about Email Shortcuts

أبرز النقاط الرئيسية لرحلتك مع اختصارات الايميل

لقد قطعنا شوطاً طويلاً في هذا الدليل، وتذكر أن الهدف ليس حفظ الحروف، بل فهم السياق والنية الكامنة وراء كل اختصار. إن استخدام اختصارات الايميلات بذكاء يحقق ثلاثة أهداف رئيسية: السرعة، الوضوح، والاحترافية. تذكر دائماً أن مفتاح النجاح في بيئات العمل متعددة الثقافات هو الموازنة بين السرعة واللباقة، واختر الرسمية عند الشك، خاصةً في سياق العمل في المملكة العربية السعودية والخليج. ابدأ بتطبيق الاختصارات الأساسية (FYI, EOD, ASAP) بانتظام وستلاحظ تحسناً فورياً في كفاءة تواصلك.

إجابات سريعة لأكثر استفسارات الاختصارات شيوعاً

Conclusion and next steps

لقد وصلنا إلى نهاية دليلنا الشامل لـ اختصارات الايميل. نأمل أن يكون هذا الدليل قد أضاء لك الطريق لتصبح متواصلاً أكثر كفاءة واحترافية. لتلخيص النقاط الرئيسية التي يجب عليك تذكرها:

• Key points:
  1. الوضوح مقدم على السرعة: الموازنة بين استخدام الاختصارات والوضوح أمر حاسم؛ يجب كتابة الاختصار كاملاً في المراسلات الرسمية أو عند مخاطبة المناصب العليا، خصوصاً في بيئات العمل الخليجية.
  2. التفريق بين النية: فهم الفرق بين FYI (إعلام) و FYA (إجراء مطلوب) و EOD (نهاية اليوم) و COB (نهاية العمليات التجارية) يمنع الأخطاء الحاسمة في تحديد الأدوار والمواعيد النهائية.
  3. فصل قنوات الاتصال: يجب ترك اختصارات المحادثات غير الرسمية (مثل LOL, TTYL) في الشات وتجنبها تماماً في البريد الإلكتروني الرسمي لضمان الحفاظ على اللياقة المهنية.
  4. استراتيجية سطر الموضوع: استخدام الاختصارات في سطر الموضوع (مثل ASAP, FYI, EOM) هو استراتيجية فعالة لتحديد أولويات الرسالة وزيادة كفاءة صندوق الوارد للمستلم.
  5. ارتقِ بمستواك: إتقان المصطلحات الإدارية والمالية المتقدمة (مثل KPI, MoM, P&L) هو ما يميز المحترف المطلع عن غيره، ويساعدك في التواصل مع الإدارة العليا.

نشكرك جزيل الشكر على تخصيص وقتك لقراءة هذا الدليل المتعمق بالكامل. إن استثمارك في تطوير مهاراتك في اختصارات الايميل سيؤتي ثماره حتماً في شكل كفاءة أعلى، وتقليل للإحراج، وزيادة في قيمتك المهنية. نتمنى لك التوفيق في تطبيق هذه القواعد الجديدة في مراسلاتك اليومية.